L'e-mail és, sens dubte, el mitjà més tradicional i popular que existeix per enviar missatges via internet. Aquí t'ensenyem com funciona el correu electrònic. Vine i descobreix tot el relacionat amb aquesta important eina de comunicació i informació.
Com funciona el correu electrònic?
El correu electrònic o e-mail, és el mitjà que permet intercanviar missatges privats amb altres usuaris d'internet des de qualsevol part de món. Cada usuari requereix una adreça electrònica única que cap altre usuari de la xarxa posseeix, a través de la qual envia i rep correspondència digital.
Quan vam rebre un correu electrònic, aquest compleix el seu trajecte de xarxa en xarxa fins arribar al nostre proveïdor d'internet. Un cop allà és dipositat en el nostre caseller personal, d'on ho recollim mitjançant un programa de correu electrònic.
Característiques
A continuació, en com funciona el correu electrònic esmentem les principals característiques que fan d'aquesta eina un mitjà eficaç i econòmic per a la comunicació digital:
Ràpid
Es pot dir que la velocitat d'intercanvi de missatges entre diversos usuaris és gairebé instantània, independentment de la ubicació geogràfica on aquests es trobin.
Econòmic
Generalment, el cost de comunicació equival a una trucada local, el que el converteix en l'opció més barata en comparació amb el telèfon o el fax.
Formigó
Contribueix amb la formació d'hàbits d'escriptura, pel que fa a la precisió amb la qual s'escriu el missatge.
Permanent
El servei està disponible durant tot l'any, ia qualsevol hora del dia. No cal estar connectats a internet per rebre missatges. Aquests s'emmagatzemen en els servidors de correu fins que ens connectem i puguem baixar-los.
Ecològic
Contribueix amb la conservació dels recursos naturals a causa de l'absència de paper en l'enviament de missatges.
eficient
Augmenta la productivitat a l'permetre enviar el mateix missatge a diverses persones alhora.
versàtil
Permet adjuntar qualsevol tipus d'arxiu conjuntament amb el missatge. L'arxiu adjunt pot ser modificat pel destinatari segons ho prefereixi.
Cómodo
El missatge rebut no requereix ser contestat immediatament, sinó que la persona que el rep decideix quan i com respondre'l. La qual cosa s'aconsegueix mitjançant un clic a l'opció Respondre.
privat
L'ús d'usuaris i contrasenyes úniques per a l'accés al compte de correu electrònic, garanteix la privacitat de la informació.
Complet
Inclou l'ús d'altres eines, com el calendari, xat i llista de contactes.
Estructura
Un correu electrònica està compost per la capçalera i el cos de l'missatge.
capçalera
Conté l'adreça electrònica de qui envia el missatge, i el tema, assumpte, motiu o títol de l'missatge.
Cos
Es refereix a el text que conforma el contingut de l'missatge. Generalment, en aquesta part també s'inclou la signatura de l'autor. La signatura és opcional i es refereix a les dades bàsiques (nom, adreça i telèfon) de l'destinatari, a part d'unes petites línies que el caracteritzin.
Servidors
Els servidors de correu electrònic s'encarreguen d'emmagatzemar els missatges rebuts fins que aquests puguin ser rebuts o descarregats per l'usuari final. Si aquest no accepta el missatge, el servidor de correu electrònic és el responsable de tornar-lo cap al destinatari inicial, notificant sobre una falla o error.
Tipus de servidors
Els principals tipus de servidors de correu electrònic són:
SMTP
Es refereix a Simple Mail Transfer Protocol. Bàsicament, és un programari que s'executa en l'equip amb la finalitat d'encarregar de la transferència de l'missatge. És a dir, funge com a intermediari entre la recepció i l'enviament dels missatges. En el seu procés, involucra tant a altres servidors de correu electrònic com als usuaris dels missatges.
POP
És la forma abreujada d'un servidor Post Office Protocol. Permet la descàrrega dels missatges per part dels usuaris, mitjançant l'ocupació d'una porció d'un programari especialitzat. D'aquesta manera, ell és el responsable de possibilitar l'accés a l'emmagatzematge dels missatges de correu electrònic. En altres paraules, un POP no és més que un compte de correu tradicional, que es llegeix a través de programes client de correu electrònic.
IMAP
Referent a Internet Message Access Protocol. És un programari que possibilita l'accés ampli a les carpetes creades per l'usuari de correus electrònics en el servidor. Permet la combinació entre totes les carpetes i missatges creats per l'usuari, i les dades emmagatzemades localment.
comptes Webmail
És un servei de correu electrònic que permet llegir un missatge de correu a través d'un lloc web i no mitjançant un programa lector. Tampoc requereix posseir un ordinador propi. En definitiva, constitueix la contrapart dels comptes POP. Els seus dos màxims representants són Yahoo correu i Hotmail.
POP i Webmail
Gràcies als avenços de la tecnologia, avui dia és possible llegir un compte Webmail des d'un client de correu, i un compte POP a través de pàgines web. Un exemple del primer cas és la possibilitat que ofereix Hotmail de llegir i enviar missatges des d'un compte de correu web que s'hagi obert al seu lloc. Això s'aconsegueix mitjançant l'ús de l'lector de correu Outlook Express.
Per la seva banda, el servei de webmail de Yahoo permet llegir un compte POP des del seu lloc web. Per a això, l'usuari ha d'estar degudament registrat a Yahoo. El seu principal avantatge és que l'usuari pot consultar el des de qualsevol ordinador. No obstant això, si no està registrat, no li és possible enviar missatges des d'aquest compte POP, sinó des del compte webmail de Yahoo.
Correu electrònic parlat
Alguns programari especialitzats brinden l'opció d'enviar missatges de correu electrònic gravats. La diferència entre aquesta alternativa i el fet d'adjuntar arxius d'àudio dins dels missatges, rau en la capacitat que posseeix el programa per comprimir la mida de l'arxiu.
Mentre que un arxiu d'àudio d'un minut de durada pot arribar a pesar 5 MB, i a l'ésser comprimit de la forma tradicional perd 5% de la seva mida, la mida original d'un correu electrònic gravat es redueix en un 20 o 30%. El seu principal desavantatge és que, necessàriament, qui rep el correu electrònic gravat ha de tenir un programa reproductor d'àudio, compatible amb aquesta tecnologia.
Voice Correu electrònic i V3mail són exemples d'aquest tipus de servei de correu electrònic parlat.
funcions bàsiques
Amb l'avanç de la tecnologia, cada vegada són més les utilitats dels correus electrònics. A continuació, algunes funcions que ens poden interessar:
Administració de l'agenda d'adreces
Qualsevol proveïdor de correu electrònic permet emmagatzemar les dades dels nostres contactes digitals a través de l'ús d'una llibreta d'adreces. S'hi poden incloure, a part de l'adreça d'e-mail, els noms i cognoms, l'adreça d'habitació o treball, números de telèfon i fax, i dates d'aniversari.
D'aquesta manera, no cal que escrivim la seva adreça de correu cada vegada que volem enviar-li un missatge a una persona en específic. Amb només seleccionar el seu nom a la llista, ja apareix la seva adreça a la capçalera de l'missatge. De la mateixa manera, aquesta opció permet annexar nous contactes i crear grups de destinataris, als qui enviar-li missatges a la vegada. Per exemple, podem formar grups d'amics, treball, estudi, etc.
Ús d'ordres
Segons el proveïdor de servei de el qual depenguem, tenim la possibilitat d'accedir a dreceres o combinacions de tecles que ens facilitin, tant l'escriptura com l'enviament de missatges, i altres accions dins de l'correu electrònic. La combinació de tecles Ctrl + U, funciona per accedir directament a la finestra de Missatge nou.
Amb la drecera Ctrl + P podem enviar a impressió el missatge rebut. Només n'hi ha prou amb obrir el missatge i utilitzar la combinació de tecles. S'obrirà una nova finestra d'on seleccionarem el dispositiu de destinació i establirem la qualitat i quantitat de la impressió.
Si pressionem les tecles Ctrl + A s'obrirà la finestra de Lectura de missatge. Ctrl + Shift + V, permet moure un missatge a una carpeta en específic. La instrucció s'acaba amb la tecla Enter, després de seleccionar la carpeta destí.
La comanda Ctrl + I permet anar directament i ràpidament a una carpeta determinada, després de la nostra selecció. Per la seva banda, amb Ctrl + Shift + B, anem a la llibreta d'adreces directament.
Maneig de carpetes
Una funció molt útil, present en qualsevol proveïdor de correu electrònic, és el maneig de carpetes de missatges. Permet la creació de carpetes on s'emmagatzemaran tots els missatges enviats a aquest destinatari, o grup de destinataris. Es poden crear múltiples carpetes a un sol nivell o, si ho preferim, dins d'una carpeta podem crear un subnivell.
Com totes les altres funcions especials de l'correu electrònic, aquesta també és fàcil d'aconseguir. A la barra de Menú, dins del nostre compte, vam seleccionar les opcions Arxiu> Carpeta> Carpeta nova.
Administració de la safata d'entrada
Amb aquesta funció podem administrar tots els missatges que arriben a la nostra bústia d'entrada, establint regles com: esborrar, copiar, moure, entre altres opcions. Depenent de la versió de l'proveïdor de serveis, aquestes regles s'estableixen a Eines> Assistent per a la safata d'entrada o en Eines> Regles de missatge> Correu.
Esborrat de missatges
De vegades, ens interessa esborrar alguns missatges, bé perquè excedeixen d'una mida determinada o bé perquè no desitgem rebre'ls d'un destinatari en específic. En qualsevol dels dos casos, podem establir una regla que ens permeti eliminar definitivament del nostre correu. Un cop dins de l'correu, anem a Eines> Regles de missatge> Correu.
Una altra forma ESM, en Condicions, seleccionar La mida de missatge és superior a mida> Eliminar-de servidor. En aquest punt, hem de definir la grandària en Kbytes, com a criteri per eliminar els missatges. Li donem un nom a la nova regla creada i seleccionem D'acord. Finalment, pressionem acord dues vegades per desar els canvis.
Addicionalment, per conèixer més detalls sobre com funciona el correu electrònic, Respondrem cadascuna de les següents preguntes:
Com crear un compte de correu electrònic?
En l'actualitat, dos dels proveïdors de correu més comuns són Gmail Outlook. Aquí t'ensenyarem com crear un compte de correu a Google i Hotmail.
correu Gmail
Moltes de les aplicacions modernes, bé siguin d'accés a dispositius mòbils o de descàrregues de material en línia, requereixen un correu Gmail de Google. Aquí veurem com obtenir-lo.
El primer pas és accedir a l'adreça web www.gmail.com i fer clic a Crea un compte.
A continuació, hem d'escriure la informació que se'ns demana, com: nom, cognom, nom d'usuari i contrasenya. A més, ens demanen la nostra data d'aniversari, el gènere (masculí o femení), país, número de telèfon i una adreça de correu alternativa. És important destacar que el nom d'usuari està subjecte a la disponibilitat de sistema.
Addicionalment, se'ns demana triar una pregunta de seguretat i escriure la seva resposta. Això ens ajudarà a recuperar la nostra compte en cas de requerir-ho més endavant. Finalment, se'ns demana verificar una paraula de seguretat subministrada pel sistema de forma automàtica.
L'últim pas és acceptar les condicions de servei. Per a això, una vegada que llegim les condicions, donem clic a l'opció Accepto crear el meu compte. Ara podem ingressar al nostre compte de correu electrònic Gmail per primera vegada. Per a això, només necessitem el nostre nom d'usuari i contrasenya acabats de crear. Li donem clic a l'opció Accedir, i llest.
correu Outlook
Outlook és el successor de Hotmail. Actualment, per accedir a aplicacions com Skype, onedrive, Xbox i altres, es requereix d'un compte de correu d'aquest tipus. Obtenir-la és força senzill. Des del navegador web accedim a www.outlook, com o www.hotmail.com. A l'obrir-se la finestra, escollim l'opció Registra't ara.
Després d'omplir les dades que se'ns demana en el formulari de registre, podem escollir entre obtenir una adreça amb terminació hotmail.com, outlook.com o outlook.es. Finalment, donem clic on diu crear compte i tindrem accés immediat a la nova compte de correu acabada de crear.
Podem crear un correu gratuït amb domini propi?
La resposta és sí. El servei de i.mail per negocis Zoho permet la creació de correus amb domini propi. Entre les seves múltiples opcions, hi ha la versió gratuïta. Des del navegador web de la nostra preferència, accedim a la pàgina oficial www.zoho.com./mail. Allà donarem clic a l'opció Pricing.
Per escollir la versió gratuïta, vam seleccionar on diu Get started. En la següent finestra, hem d'afegir el nostre domini, seleccionant l'opció Add domain. D'aquesta fàcil manera, ja hem creat la nostra adreça de correu amb domini propi, extensible fins a 10 comptes.
Finalment, donem clic a Setup account Whit Zoho per verificar la propietat de l'domini. Haurem comprovar algunes dades accedint al compte recentment creada i estarem a punt per administrar-la. Cada vegada que vulguem iniciar sessió haurem d'anar a la pàgina de mail.zoho.com, introduir el nostre usuari i contrasenya. També estan disponibles les aplicacions de Zoho a Google Play o App Store.
Forma correcta d'escriure una adreça
L'estructura general d'una adreça de correu electrònic conté: el nom de l'usuari, el nom de l'organització, el tipus d'organització, i el codi de país. Els dos primers elements es separen mitjançant un símbol conegut com arrova. No admet paraules accentuades, espais entre els caràcters, ni enes palatals.
Com iniciar i tancar sessió?
Per tancar una sessió de correu que es troba oberta, ens dirigim a la part superior dreta de la finestra, on diu Perfil, i donem clic al quadre emergent corresponent a Tancar sessió.
Per tornar a iniciar sessió, ens dirigim a la pàgina web www.gmail.com o www.google.com> gmail. Si veiem el nom del nostre compte a l'obrir-se la finestra, simplement col·loquem la contrasenya i donem clic on diu Sing in.
Si per contra, el nostre usuari no apareix a la pantalla, llavors vam ingressar el nostre nom on diu Iniciar sessió amb un compte diferent, seguit de la contrasenya, i accedim directament als nostres missatges.
Com podem personalitzar el nostre compte?
Dins del nostre compte, vam buscar dins el menú d'opcions on diu Opcions de correu. Aquí podrem definir configuracions bàsiques, com: crear una signatura, establir regles i filtres, entre altres útils opcions.
Com escriure i enviar un missatge?
Una vegada que hàgim ingressat a l'correu, a la barra d'eines, seleccionem l'opció Correu nou. Omplim les caselles pertanyents a la capçalera de l'correu, i posteriorment escrivim el contingut de l'missatge. A l'acabar, vam seleccionar l'opció Enviar.
És important destacar que si no coneixem l'adreça de correu de l'destinatari, serà impossible enviar-li algun missatge per aquest mitjà.
Com llegir i respondre un missatge?
Per llegir un missatge rebut, hem d'entrar a l'correu i dins l'opció Safata d'entrada, seleccionar amb un clic el missatge que volem llegir. Si addicionalment, desitgem respondre a l'emissor, seleccionem l'opció Respondre.
Algunes vegades, no som els únics destinataris d'un mateix correu. En aquest cas, podem escollir entre respondre només a l'emissor o respondre a totes les adreces de correu incloses en el missatge.
Com reenviar un missatge?
En algunes oportunitats ens interessa fer-li arribar a altres persones algun correu que nosaltres rebem. Si aquest és el cas, un cop obert el missatge, seleccionem l'opció Reenvia. Anem a necessitar escriure l'adreça de correu de el nou destinatari a la capçalera de l'missatge.
Com adjuntar fitxers?
Una opció addicional en l'enviament de correus electrònics, és poder incloure arxius dins el contingut de l'missatge. Per a això, en comptes de seleccionar l'opció Enviar a l'acabar d'escriure, hem de donar click sobre la paraula Insereix> Arxiu adjunt.
És possible adjuntar arxius que es troben emmagatzemats a l'ordinador o en algun dispositiu d'emmagatzematge extern.
Com obrir un arxiu adjunt?
Un cop accedim a l'missatge que conté un fitxer adjunt, i només si estem segurs que el mateix prové d'una font segura, seleccionem l'opció descarregar a la part de baix de l'arxiu en qüestió. El mateix es guardarà automàticament a la carpeta de descàrregues del nostre ordinador. Recordem passar-li un antivirus abans d'obrir-lo.
Com guardar còpies dels missatges enviats?
La majoria dels proveïdors de correu electrònic, guarden còpies dels missatges enviats de forma automàtica. No obstant això, és recomanable revisar que tenim activa aquesta opció dins de la configuració. Es requereix seguir els següents passos: Eines> Opcions> Envia> Guardar còpia dels missatges enviats> D'acord.
Com recuperem missatges antics?
Dins el correu, a la barra de recerca, vam escriure algunes paraules claus relacionades amb el missatge que volem recuperar. A l'prémer Enter, es mostraran tots els missatges de correu electrònic que contenen aquestes paraules. Seleccionem el nom de l'correu buscat, i de nou tenim accés.
Perdem els missatges que ens envien quan no estem connectats?
No, els missatges són rebuts i emmagatzemats pel nostre proveïdor de servei així ens trobem desconnectats. Els podrem obrir i descarregar sense cap tipus de problema, tot just recuperem la connexió a internet.
És possible que es perdin els missatges enviats?
Encara que és poc comú sí que pot ocórrer. Això es deu, principalment, a la quantitat de camins o rutes complexes que ha de prendre un missatge per arribar al seu destí final, de vegades fins i tot a l'altre costat de l'món.
És segur l'ús de l'correu electrònic?
Els únics que tenim accés al nostre compte de correu electrònic, som nosaltres mateixos a través del nostre usuari i contrasenya. Per això, és important no compartir-los amb ningú.
De la mateixa manera, no hem d'oblidar tancar la sessió de correu a l'acabar d'utilitzar-la, sobretot en cas de requerir obrir-lo en equips d'ús compartit.
Pot l'ordinador infectar amb virus a través d'un correu electrònic rebut?
L'única forma de que l'ordinador resulti contagiada per un dels tipus de virus informàtics existents, és que hàgim decidit executar un arxiu inclòs dins el missatge rebut mitjançant correu electrònic, i que aquest contingui un virus.
Generalment, hem d'evitar obrir qualsevol arxiu que acabi en .exe, .com, entre d'altres. De tota manera, sempre és recomanable escanejar tots els arxius descarregats mitjançant una bona aplicació antivirus.
Per a què serveix la paperera?
La paperera de l'correu electrònic emmagatzema els missatges que han estat eliminats des del nostre compte.
Què és el correu brossa
És un correu tipus brossa que arriba al nostre compte sense ser sol·licitat, generalment, provinent de destinataris desconeguts. Molts d'ells solen contenir virus que puguin generar danys sense els executem en el nostre equip.
La majoria dels proveïdors de correus electrònics compten amb filtres antispam, amb la finalitat de mantenir allunyats aquest tipus de missatges de la nostra safata d'entrada.
Què és el spam?
Es refereix a l'acció d'enviar milers de missatges no desitjats a través de l'correu electrònic. Generalment, contentivos amb publicitat no sol·licitada.
Què és el phishing?
És un tipus de frau informàtic, conegut com usurpació d'identitat, en el qual algú tracta d'obtenir informació nostra, per mitjà de comunicacions que aparenten ser de fonts fiables.
Què és el spoofing?
És el mitjà emprat per a realitzar l'anomenat phishing. Consisteix en modificar la informació de la capçalera d'un missatge de correu electrònic fins a fer semblar conegut i fiable.
Què és el cuc de l'correu electrònic?
És un programa maliciós que sol arribar a través de l'correu electrònic, en forma d'arxiu adjunt. Es copia a si mateix i es replica per la xarxa de l'ordinador fins a ocupar tota la memòria. Generalment, s'estén a altres usuaris mitjançant la llista de contactes.
Regles d'escriptura
Hi ha certs codis que hem de respectar a l'hora d'escriure un missatge de correu electrònic. Aquestes són:
- No escriure només en majúscules.
- No excedir en els tipus de lletres usats.
- Evitar el ressaltat de paraules o seccions de l'missatge.
- No abusar de l'ús d'emoticones.
- Tenir cura del to (formal o informal), depenent de la finalitat de l'missatge.
Recomanacions de seguretat
Per aconseguir un ús eficient i saber com funciona el correu electrònic, és important que seguim les següents recomanacions:
- Mai hem de compartir el nostre usuari, ni la contrasenya, amb altres persones.
- Crear contrasenyes prou forts, de tal manera que no puguin ser descobertes per persones estranyes.
- Verificar que el compte de correu electrònic posseeixi la configuració adequada. Per a això és necessari obrir el correu de la forma habitual, buscar a la barra de menú les opcions Comptes> Correu> Propietats> General. Dins d'aquesta última hem de verificar que tant el nom com l'adreça de correu estiguin escrites correctament. Allà mateix, però en l'opció Servidors, hem de revisar els noms dels servidors de correu, tant entrants com sortints. Addicionalment, en l'opció Nom de compte, hem d'escriure la nostra usuari, i en l'opció Contrasenya, la clau.
- Mai hem de compartir el nostre usuari, ni la contrasenya, amb altres persones.
- Assegurar-nos tancar la sessió de correu a l'utilitzar equips d'ús compartit.
- Evitar obrir arxius rebuts via correu electrònic que siguin de dubtosa procedència.
- Escanejar mitjançant un programa d'antivirus actualitzat, qualsevol arxiu descarregat a través d'un missatge de correu electrònic.
- Abans d'enviar un missatge, verifiquem l'adreça de correu de l'destinatari, així evitarem malentesos i pèrdua d'informació.
- No enviar cadenes de missatges per correu electrònic.
- Evitem donar informació personal a través de missatges de correu electrònic.