Quan tens moltes reunions, o agendes moltes, estar pendent d'enviar correus electrònics a aquestes persones recordant-los la cita, posant-los de nou un missatge una hora abans per confirmar que podeu dur-la a terme… és molest. Aleshores, per què no compartir Google Calendar? D'aquesta manera, t'evites feina.
Però, com fer-ho? Pots compartir el teu calendari i que ho vegin tot? O es pot seleccionar alguna cosa? T'ho expliquem a continuació.
Per què compartir el teu Google Calendar
Si mai has compartit Google Calendar és normal que tinguis els teus dubtes o no hagis considerat els beneficis que pot tenir. Per això, aquí et deixem alguns motius pels quals pot ser útil compartir-ho amb altres persones:
- Coordinació dhoraris: permet que altres persones vegin els teus horaris i programin reunions o esdeveniments en moments en què estàs disponible.
- Treball en equip: és més fàcil coordinar el treball en equip. Tingueu en compte que tots els membres de l'equip poden veure els esdeveniments i les reunions programades i així us assegureu que estan alineats en termes de projectes i dates límit.
- Accés des de qualsevol lloc: evitant haver de portar una agenda o semblant.
- Estalvi de temps: perquè no heu d'enviar correus electrònics o fer trucades telefòniques innecessàries per coordinar horaris i programar esdeveniments.
- Evitar conflictes: per exemple, en cas que hi hagi dues o més reunions a la mateixa hora i el mateix dia. En tenir un calendari conjunt amb altres persones pots coordinar-ho perquè no es tanquin esdeveniments en el mateix moment que un altre que ja estigui.
Formes de compartir Google Calendar
Al principi daquest article hem fet una pregunta que pot ser precisament el dubte que tens i el motiu pel qual encara no comparteixes Google Calendar. I és el fet de no voler fer públic tot el teu calendari. Aquí tindràs les teves cites personals i professionals. I això no sempre es vol compartir (sobretot amb clients o clients potencials).
Per això, has de saber que es pot compartir de diferents maneres:
- Tot el calendari, ideal per exemple per a parelles que necessiten organitzar les seves agendes per així saber en tot moment què tenen i gestionar el temps per a ells, per a la família i per a si mateixos.
- Un esdeveniment concret. Aquesta seria la manera de fer-ho de manera individual amb la persona amb qui quedis o que hi estigui relacionada. Per exemple, una reunió amb un client, una cita amb un amic, etc.
D'aquesta manera, tu decideixes qui tindrà accés a tot el teu Google Calendar i qui només a la cita que li concerneixi, és a dir, aquella que tingui relació amb aquesta altra persona. Així no veurà la resta del teu calendari, només aquesta cita que, al capdavall, també l'afecta.
Passos per compartir tot el teu Google Calendar
Et donarem els passos perquè sàpigues com compartir Google Calendar al complet, és a dir, tot el calendari amb la persona o persones que tu vulguis.
Per a això:
- Obre Google Calendar al vostre navegador web. També ho pots fer al mòbil.
- Al panell esquerre, feu clic al calendari que voleu compartir.
- Fes clic al botó «Configuració i ús compartit del calendari» (la icona amb tres punts verticals) al costat del calendari que vols compartir.
- S'obrirà una finestra nova. Feu clic a Comparteix amb persones o grups específics. Ara dóna-li a «+ Agregar persones i grups».
- Escriviu l'adreça de correu electrònic de la persona amb la qual voleu compartir el calendari al quadre de cerca. Compte de no equivocar-te en escriure'l i que l'enviïs a una altra persona.
- Configura els permisos d'accés que vols atorgar a la persona seleccionant una de les opcions al menú desplegable «Permís» (p. ex. «Veure tots els detalls», «Modificar esdeveniments», etc.).
- Si bé pots afegir diverses persones alhora, a l'hora de col·locar els permisos, així tots tindran els mateixos. En canvi, si vols que cadascú tingui un tipus de permís, hauràs de fer els dos passos anteriors per a cadascuna.
- Feu clic a «Envia» per enviar una invitació d'ús compartit al destinatari o destinataris.
Quan la persona accepta la invitació, aquesta podrà veure el calendari al vostre compte de Google Calendar. I si li vas atorgar permisos per modificar esdeveniments, també podreu afegir, editar i suprimir esdeveniments al calendari compartit.
Com compartir un únic esdeveniment de Google Calendar
En aquest cas, ens centrem només a compartir un únic esdeveniment de Google Calendar. Es pot fer però no amb els passos anteriors. En aquest cas, has de:
- Obrir Google Calendar al vostre navegador web i buscar l'esdeveniment a compartir.
- Feu clic a l'esdeveniment per obrir la finestra de detalls.
- Hi has de donar a Editar (un llapis).
- Ara, cerca la secció «Convidats» a la part inferior de la finestra.
- Posa l'adreça de correu electrònic de la persona amb qui vols compartir aquest esdeveniment al quadre de cerca. Si la persona ja és a la vostra llista de contactes, també podeu seleccionar el vostre nom al menú desplegable que apareix a sota del quadre de cerca.
- Configura els permisos d'accés que li atorgues seleccionant una de les opcions al menú desplegable «Permís» (p. ex. «Veure tots els detalls», «Modificar esdeveniments», etc.).
- En aquest mateix moment podeu afegir més persones. Però totes tindran el mateix permís. Si no vols que sigui així, hauràs de repetir els dos passos anteriors.
- Quan has afegit totes les persones que vols, fes clic a «Desa» per actualitzar els canvis a l'esdeveniment.
En aquest moment s'enviarà una notificació per correu electrònic a les persones que hi hagis convidat. Aquesta podreu veure i respondre l'esdeveniment al vostre compte de Google Calendar.
Tot i això, i ho reiterem, en compartir un únic esdeveniment, només estàs fent visible aquest esdeveniment específic i no el calendari complet. A més, la persona que has convidat només tindrà accés a aquest esdeveniment i no a altres esdeveniments al teu calendari. Així que podeu estar segur.
T'ha quedat clar com compartir Google Calendar? Ho fas al teu dia a dia?