La intel·ligència artificial de Google fa un pas més dins de Workspace amb una expansió de Gemini a Docs, Sheets, Slides i Drive, pensada perquè moltes de les tasques d'oficina deixin de fer-se a mà i passin a estar guiades per IA. El moviment cerca que aquestes aplicacions no siguin només editors de text, fulls de càlcul o repositoris de fitxers, sinó eines capaces de crear, resumir i connectar informació gairebé des d'una simple instrucció escrita.
En aquesta nova etapa, Gemini es converteix en un acompanyant permanent del treball diari: ajuda a aixecar esborranys complets, organitza taules complexes, suggereix dissenys de diapositives i localitza dades disperses a Drive sense obligar a obrir document per document. Tot això s'està desplegant primer a fase beta i en anglès, amb un focus clar en clients de pagament de Google Workspace i, en el cas de Drive, amb una arrencada limitada als Estats Units abans d'ampliar-se progressivament a altres mercats, inclòs Europa.
Gemini a Workspace: d'assistent puntual a peça central
Amb aquesta actualització, Google reforça la presència de Gemini directament a la interfície de Docs, Sheets, Slides i Drive, principalment a través d'un panell lateral des del qual es pot conversar amb la IA i llançar peticions sobre el contingut que s'està fent servir. Ja no es tracta només d'un chatbot en una pestanya a part, sinó d'un sistema contextual que entén el document, el full o la carpeta de Drive que s'està veient en aquell moment.
L'objectiu declarat és reduir al mínim la fricció típica de molts fluxos de treball: recopilar materials, resumir, donar format i només al final redactar o presentar. Amb Gemini, Google intenta que l'usuari comenci directament pel resultat aproximat que necessita i que sigui la IA la que faci de curador d'informació, redactor inicial i maquetador bàsic, mentre la persona se centra a revisar, corregir i prendre decisions.
Aquesta estratègia encaixa a la carrera general del mercat, on suites com Microsoft 365 amb Copilot o solucions externes com ChatGPT també busquen ocupar l'espai de “copilot de productivitat”. La diferència que persegueix Google és la integració profunda amb el context de Workspace: correus de Gmail, arxius a Drive, converses a Xat o reunions a Calendar i Meet es converteixen en matèria primera directa per a la IA.
Per a equips europeus i espanyols que ja treballen sobre Workspace, això es tradueix en la possibilitat de treure més partit a la informació interna sense afegir noves eines, encara que amb la contrapartida de dependre de funcions que ara com ara es llancen en anglès i amb disponibilitat escalonada segons país i tipus de llicència.
Google Docs: del foli en blanc a l'esborrany amb context
A Google Docs, la novetat més visible és el salt de Gemini de simple assistent de redacció a generador de documents complets amb context real. La funció coneguda com “Help em crea't” permet descriure en llenguatge natural el tipus de document que cal —un informe, un itinerari, un briefing, una proposta comercial— i deixar que la IA construeixi un esborrany estructurat.
Aquesta primera versió no es limita a text genèric: es pot recolzar en dades ja existents a l'entorn de treball, com correus electrònics emmagatzemats a Gmail, arxius previs a Drive, xats interns o fins i tot informació de la web. D'aquesta manera es resol un dels colls habituals d'ampolla en empreses i administracions: reunir el material dispers abans de començar a escriure.
Un cop generat el document, Gemini no obliga a començar de zero cada vegada que es vol canviar alguna cosa. L'usuari pot seleccionar paràgrafs o seccions concretes i demanar que es reforcen els arguments, s'aclareixi el contingut o s'ajusti el to sense regenerar tot el text. Aquest enfocament manté la idea d'esborrany editable: la IA proposa i la persona revisa, cosa que redueix temps d'arrencada però exigeix una lectura crítica posterior.
Per a entorns col·laboratius, Docs també suma funcions específiques pensades per evitar que els documents acabin sent un collage d'estils. Aquí destaca “Match writing style”, una opció que analitza el to general d'un text i ajusta la resta per unificar la veu, cosa especialment útil en informes signats per diversos departaments o en documents de comunicació interna amb molts autors.
Al costat d'això apareix “Match doc format” (també esmentada com a “Match the format”), que permet replicar l'estructura i el format d'un document de referència. Així, si una organització a Espanya utilitza plantilles molt estrictes per a contractes, ofertes o memòries tècniques, Gemini pot aplicar automàticament aquesta maquetació a nous arxius i completar-los amb dades procedents del correu o d'altres documents, com ara reserves de viatge o pressupostos.
Google Sheets: de l'Excel clàssic a l'analista automàtic
A Sheets, l'aposta de Google va més enllà d'ajudar a escriure fórmules. La companyia presenta Gemini com un soci capaç d'aixecar fulls de càlcul complets a partir d'una simple instrucció, connectant dades de correus, documents i fins i tot cerques a la web per donar forma a taules, panells de control i gràfics.
Un exemple típic seria la planificació econòmica d'una pime o una startup europea: en lloc de dissenyar manualment un panell de pèrdues i guanys, l'usuari descriu la necessitat (“un P&L trimestral amb ingressos per línia de negoci i despeses recurrents”) i Gemini construeix l'estructura amb taules, categories i visualitzacions preconfigurades. L'usuari se centra llavors a revisar xifres i supòsits, no barallar-se amb rangs i formats.
La funció més cridanera en aquest terreny és “Fill with Gemini”. Aquesta eina analitza el contingut existent al full i pot emplenar columnes senceres amb dades noves, categoritzades o resumides, en molts casos recolzant-se també en informació des de la web. Segons xifres difoses per Google, aquest mètode permet completar tasques dintroducció de dades al voltant de nou vegades més ràpid que el tecleig manual en fulles de mida mitjana, especialment en escenaris amb unes cent cel·les per completar.
Més enllà del farciment automàtic, Gemini integra capacitats que la pròpia companyia vincula a desenvolupaments de Google DeepMind i Google Research. Això es tradueix en funcions de optimització i planificació avançada, capaços de proposar solucions a problemes com l'assignació de torns de treball, la distribució de recursos o l'organització d'horaris complint regles i restriccions definides per l'empresa.
Per a sectors com el comerç al detall, l'hostaleria o la logística a Espanya, petites variacions en aquesta planificació poden derivar en millores entre un i tres punts de marge operatiu, simplement reduint solapaments, hores infrautilitzades o repartiments desequilibrats de càrrega de treball. Això sí, l‟ús d‟aquestes funcions obliga a vigilar la governança: si la IA suggereix una planificació, serà clau poder veure per què s'ha arribat a aquesta solució i ajustar regles per evitar resultats percebuts com a injustos o poc realistes per les plantilles.
A més, des del panell lateral de Gemini a Sheets és possible fer preguntes en llenguatge natural sobre les dades (“quins són els tres clients que més han crescut aquest trimestre?”, “quines unitats de negoci han superat el pressupost?”) i obtenir respostes sintetitzades sense necessitat d'escriure fórmules complexes, cosa que pot resultar especialment útil en equips de negoci que no són especialistes en anàlisi de dades.
Google Slides: presentacions on-brand amb ajuda de la IA
A Slides, Gemini es posiciona com assistent de disseny i narració visual. L'eina pot generar noves diapositives a partir d'un breu enunciat, respectant el tema i l'estil visual de la presentació ja existent, de manera que el resultat final sigui coherent amb la identitat corporativa o el format habitual de l'organització.
A partir de documents de text, taules o notes disperses, la IA és capaç de transformar la informació en gràfics, diagrames i esquemes editables, llestos per inserir-se en una presentació sense passar per diverses rondes de maquetació manual. Això alleuja una de les tasques més tedioses en consultoria, departaments de màrqueting o equips de direcció: traduir idees i dades en diapositives entenedores.
A més, el panell lateral de Gemini a Slides incorpora funcions per a generar imatges personalitzades, ajustar fons o proposar estructures narratives per a les presentacions. L'usuari pot demanar, per exemple, que s'adaptin els colors a la paleta usada a la resta del document o que se simplifiqui el disseny per fer-lo més minimalista, sense haver de refer cada diapositiva a mà.
Mirant una mica més lluny, Google ja ha avançat que treballa en una opció per crear presentacions completes a partir d´una única descripció. L'usuari podria sol·licitar, per exemple, un conjunt de cinc diapositives per a una presentació de resultats a una empresa espanyola, i el sistema s'encarregaria de proposar l'estructura, repartir el contingut entre les diferents pàgines i aplicar un disseny coherent. La intenció és reduir una feina que avui pot portar diverses hores a qüestió de minuts, una cosa rellevant per a directius i equips que encadenen reunions i necessiten materials visuals amb rapidesa.
En paral·lel, Gemini també pot generar imatges personalitzades dins de Slides, amb límits diaris de creació més alts per als que disposen de plans avançats, cosa que permet il·lustrar presentacions sense recórrer a bancs externs ni a editors addicionals, encara que el volum i la qualitat d'aquesta generació depenen del tipus de subscripció contractat.
Google Drive: de magatzem de fitxers a base de coneixement activa
El canvi més profund arriba probablement a Google Drive, que passa de ser vist com un disc dur al núvol a funcionar com un repositori de coneixement consultable mitjançant llenguatge natural. La peça clau aquí són els Visió general de l'IA, resums generats automàticament que apareixen a la part superior dels resultats de cerca dins de Drive.
En lloc de dependre de noms de fitxer o paraules clau molt precises, lusuari pot formular preguntes més obertes del tipus "ensenya'm el feedback de clients sobre la campanya d'hivern" o "quins acords es van tancar amb aquest proveïdor el darrer any". Gemini revisa els documents als quals la persona ja té permís d'accés i en presenta una síntesi amb fragments citats, facilitant la localització d'informació sense obrir una desena de fitxers diferents.
Aquest enfocament es completa amb la funció “Ask Gemini” a Drive, que permet mantenir diàlegs de diversos torns amb la IA utilitzant com a base els fitxers de Drive, però també dades de Gmail, Calendar i Xat, a més d'informació de la web quan és rellevant. L'usuari pot fitar l'àmbit de cerca i decidir quines fonts entren en joc, cosa important en contextos amb requisits de compliment normatiu a Europa.
Un concepte especialment interessant per a organitzacions és la possibilitat de agrupar fonts en “projectes”: conjunts de documents, correus i altres recursos que es poden desar i compartir amb altres membres de l'equip, sempre respectant els permisos d'accés existents. Així, un projecte fiscal, una licitació pública o la documentació d'un producte es poden consultar de manera conjunta sense haver de reconstruir el context cada cop.
Per a les funcions més avançades de Drive, Google ha optat per un desplegament prudent: primer als Estats Units i en anglès, i majoritàriament per a clients amb plans d'IA específics (AI Pro, AI Ultra i participants al programa Gemini Alpha). A mesura que la companyia validi el funcionament i l'acceptació, cal esperar que aquestes capacitats s'estenguin a altres territoris, inclosa la Unió Europea, on el tractament de dades empresarials i l'explicació de com es fan servir per entrenar o alimentar models d'IA són aspectes especialment sensibles.
Automatització de fluxos de treball i paper de Workspace a l'empresa
Més enllà de les aplicacions individuals, Google impulsa una capa addicional d'automatització sota la marca Workspace Studio, pensada per connectar automàticament diferents eines de la suite. Tot i que encara en beta, aquesta proposta permet, per exemple, etiquetar correus segons la seva urgència, generar resums previs a reunions a Meet o crear tasques de seguiment a partir del que s'ha acordat en una videotrucada, tot això sense recórrer a serveis externs d'automatització.
A la pràctica, aquesta visió situa Workspace en competència directa amb plataformes de no-code i connectors com Zapier o Make, però amb l'afegit que la IA de Gemini entén el contingut dels missatges i documents, no només els camps tècnics de cada aplicació. Per a equips europeus que intenten reduir la seva dependència de múltiples eines i complir alhora amb les normes internes de seguretat, centralitzar l'automatització en un únic entorn pot ser un argument de pes.
La filosofia de Google passa perquè la IA deixi de ser un “bot d'ajuda” al marge i es converteixi en una capa transversal que prepara la feina per avançat: des de l'esborrany d'un document fins al resum d'una carpeta completa de fitxers, passant per la creació de llistes de tasques, panells de mètriques o esbossos de presentacions. Aquesta aproximació també implica un canvi cultural: més que no pas escriure menys, l'usuari passa a revisar més ia decidir quines propostes de la IA s'hi incorporen i quines es descarten.
Alhora, l'empresa és conscient dels riscos associats: errors convincents o interpretacions incorrectes en un resum es poden propagar ràpidament dins d'una organització si no es detecten. Per això, un dels missatges recurrents de Google és la importància de mostrar cites i fonts, i de limitar les respostes al contingut a què l'usuari ja tenia accés, cosa que reforça la traçabilitat i el compliment de permisos.
Plans, accés i desplegament per fases
Les noves capacitats de Gemini a Workspace no arriben per igual a tots els usuaris. D'una banda, els plans Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard i Enterprise Plus incorporen un conjunt de funcions d'IA bàsiques sense cost addicional dins de la subscripció, especialment orientades a redacció, resums i assistència contextual als documents.
Per als que necessiten un ús més intensiu, Google ofereix complements de pagament com AI Expanded Access i AI Ultra Access (o denominacions similars segons mercat), que amplien el nombre de peticions diàries, la generació d'imatges dins de Slides i, en alguns casos, l'accés a funcions més avançades de recerca i anàlisi profunda. Part d'aquestes capacitats s'han ofert de forma promocional durant un temps limitat, amb data d'activació plena a partir del març, cosa que anima empreses i professionals a revisar quines opcions tenen disponibles al contracte actual.
En paral·lel, Google manté programes específics com Gemini Alpha, pensats per a organitzacions que vulguin provar abans que ningú les funcions més experimentals. Moltes de les novetats descrites —sobretot a Drive ia l'automatització avançada de fluxos— s'estan desplegant inicialment entre subscriptors de Google AI Pro i Google AI Ultra i clients empresarials dins aquest programa d'hora.
Un altre matís important és l'idioma i la geografia. Segons la informació facilitada per la companyia, Docs, Sheets i Slides reben les noves funcions d'IA en anglès amb abast global, mentre que la part més sensible de Drive (AI Overviews i consultes creuades amb Gmail, Calendar i Chat) queda de moment restringida a usuaris als Estats Units. L'expectativa és que, una vegada ajustats els models i els processos de compliment, s'ampliï progressivament a altres idiomes i regions, inclosa Espanya, on l'interès per eines d'IA d'ús empresarial està creixent, però també ho fan les exigències reguladores.
En última instància, l'ampliació de Gemini a Docs, Sheets, Slides i Drive consolida la idea d'un Workspace on la IA no només respon preguntes puntuals, sinó que construeix esborranys, homogeneïtza estils, organitza dades i destil·la informació clau dels arxius corporatius. Si les empreses europees adopten aquestes capacitats amb criteri —aprofitant els estalvis de temps però sense renunciar a la revisió humana ia la transparència en l'ús de dades—, la manera de treballar amb documents, fulls de càlcul, presentacions i repositoris compartits pot canviar més els propers anys que a la dècada anterior.
